한글 메일머지 사용법, 이 기능 몰랐다면 손해!

한글 문서를 작성하다 보면 같은 서식을 반복해서 작성해야 할 때가 있어요. 예를 들어, 상장, 초대장, 봉투 라벨, 인사 기록표 같은 문서를 일일이 입력하다 보면 시간이 꽤 걸리죠. 이럴 때 딱 필요한 기능이 바로 한글 메일머지예요.

한 번만 설정해 두면 엑셀 데이터를 불러와서 자동으로 문서를 채워주니까, 시간 절약은 물론이고 실수도 줄일 수 있어요. 직접 사용해보면서 느낀 점과 함께 한글 메일머지를 쉽게 활용하는 방법을 정리해볼게요!

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한글 메일머지란?

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한글 메일머지는 엑셀이나 한셀 같은 표 형식의 데이터를 한글 문서에 자동으로 입력해 주는 기능이에요. 간단하게 말하면, 한 번만 서식을 만들어 두면 수십~수백 개의 문서를 단 몇 초 만에 완성할 수 있다는 거죠.

예를 들면 이런 경우에 좋아요: ✔ 상장이나 초대장처럼 이름과 날짜만 바꿔야 할 때 ✔ 우편 라벨을 대량으로 인쇄해야 할 때 ✔ 고객명단을 불러와서 맞춤형 문서를 만들 때

이제 본격적으로 한글 메일머지를 어떻게 설정하는지 알아볼게요.

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한글 메일머지 사용법

1. 데이터 준비하기 (엑셀 or 한셀)

먼저, 메일머지에 사용할 데이터를 만들어야 해요. 엑셀 파일(97-2003 버전) 또는 한셀 파일을 사용할 수 있어요.

예제 데이터:

| 이름  | 수상 부문 | 날짜       |
| 김철수 | 우수상   | 2025-02-12 |
| 이영희 | 장려상   | 2025-02-12 |

주의할 점: ✔ 파일 형식: 엑셀 파일은 반드시 97-2003 버전(xls)으로 저장해야 해요. ✔ 첫 번째 줄은 제목: 첫 줄에는 반드시 '이름', '수상 부문' 같은 제목이 있어야 해요. ✔ 파일 위치: 공유 폴더가 아니라 본인 PC에 저장해야 오류 없이 불러올 수 있어요.

2. 한글 문서 서식 만들기

한글을 열고 문서를 만들어요. 여기서 중요한 건 반복해서 들어갈 데이터를 표시하는 자리를 확보하는 거예요.

✔ 상장 예시:

                      [ 수 상 증 ]

    이름: {{이름}}
    수상 부문: {{수상 부문}}
    날짜: {{날짜}}

위처럼 **'이름', '수상 부문', '날짜'**에 해당하는 곳에 필드를 넣어줄 거예요.

3. 메일머지 필드 만들기

이제 한글에서 본격적으로 메일머지를 설정할 차례예요.

✔ 단계별 설정: 1️⃣ [도구] → [메일머지] → [메일머지 표시 달기] 클릭 2️⃣ 문서에서 바뀌어야 하는 곳을 선택하고 필드 추가 3️⃣ 필드 이름을 엑셀 데이터와 동일하게 입력 (예: 이름, 수상 부문, 날짜) 4️⃣ 저장 후 닫기

이제 필드 자리가 정해졌으니 데이터를 연결해볼게요!

4. 엑셀 데이터 불러오기

이제 한글 문서와 엑셀 데이터를 연결해야 해요.

✔ 단계별 설정: 1️⃣ [도구] → [메일머지] → [메일머지 만들기] 클릭 2️⃣ 엑셀 파일 선택 (아까 만든 데이터 파일) 3️⃣ 출력 방향 설정:

• '파일'을 선택하면 한글 문서로 저장
• '프린터'를 선택하면 바로 인쇄 4️⃣ [만들기] 버튼 클릭하면 끝!

한글이 자동으로 데이터를 불러와 문서를 만들어줘요. 저장된 파일을 열어보면 각각의 데이터가 한글 문서에 자동으로 들어가 있는 걸 확인할 수 있어요!

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한글 메일머지 사용 후 주의할 점

❌ 업데이트 후 엑셀 연결 오류
간혹 한글 업데이트 후 엑셀 데이터 연결이 끊길 때가 있어요. 이럴 때는 엑셀을 다시 97-2003 버전으로 저장하고, 한글을 재실행하면 해결되는 경우가 많아요.

❌ 필드가 한글 문서에 제대로 안 나올 때
메일머지 필드를 추가했는데도 내용이 안 나오는 경우가 있어요. 이럴 땐 필드 이름이 엑셀 제목과 정확히 일치하는지 확인해보세요.

❌ 프린트할 때 상장이 밀려 출력될 때
라벨 스티커나 상장을 출력할 때, 종이 설정을 '두꺼운 종이'로 변경하면 더 깔끔하게 인쇄할 수 있어요.

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한글 메일머지 사용법, 이렇게 하면 더 편해요

한글 메일머지를 더 효과적으로 쓰려면 이런 방법도 추천해요.

✔ 자주 쓰는 서식 저장하기: 한 번 설정한 서식은 템플릿으로 저장해두면 다음에도 쉽게 불러올 수 있어요. ✔ 라벨 인쇄 활용하기: 우편 라벨을 출력해야 할 때 라벨지 서식을 활용하면 더 편리해요. ✔ 자동화 활용하기: 엑셀에서 매달 변경되는 데이터를 불러올 때 메일머지를 사용하면 업무 시간을 크게 줄일 수 있어요.

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한글 메일머지 사용법, 꼭 활용해 보세요!

처음에는 설정이 번거로워 보일 수도 있지만, 한 번만 익혀두면 문서 작업 시간을 확 줄일 수 있어요. 특히 상장이나 초대장, 라벨 작업을 할 때 정말 유용해요.

업무 효율을 높이고 싶다면 지금 바로 한글 메일머지 기능을 활용해보세요